Oficina de Apoyo Institucional y Protocolo Académico

Santo Tomas. Oficina de Apoyo Institucional y Protocolo Académico

Misión

Apoyo institucional de la Secretaría General y de los órganos de gobierno generales, particularmente del Claustro, del Consejo de Gobierno y de la Junta Electoral Central.

Organización de los actos académicos solemnes de la Universidad y de los procedimientos electorales generales (Claustro, Consejo de Gobierno, Rector y Defensor Universitario).

Visión

La Oficina de apoyo institucional y protocolo académico de la Universidad de Oviedo, dependiente de la Secretaría General, pretende servir de soporte organizativo e institucional a los órganos generales de gobierno de la Universidad, incluidos sus procesos electorales y la publicación de sus acuerdos y actos normativos, y a sus actos académicos protocolarios, así como a la de la propia Secretaría General, en el desempeño de sus funciones, y del Rector, en la tramitación, publicación y archivo de nombramientos y Convenios.

Valores

Legalidad, transparencia, seguridad jurídica, confianza, eficacia y eficiencia, tradición y solemnidad.

Datos de verificación

  • Elaborado: Oficina Apoyo Institucional y Protocolo Académico
  • Revisado: Directora del Área de Calidad y Responsable de la Unidad Técnica de Calidad
  • Aprobado: Secretaría General

Fecha de aprobación

03/04/2017

Versión

01

Documentos relacionados:

Servicios prestados

  • Convocatorias y expedición de acuerdos y actas del Consejo de Gobierno, Claustro y Junta Electoral Central.
  • Archivo y custodia de actas de las reuniones de los órganos generales de la Universidad.
  • Publicación en los boletines oficiales y en la página web de la Universidad, de las normas aprobadas por sus órganos de gobierno.
  • Organización de los procesos electorales al Claustro, al Consejo de Gobierno y de Rector y Defensor Universitario.
  • Organización y ejecución de los actos académicos protocolarios de Apertura de Curso, Santa Catalina de Alejandría, Santo Tomás de Aquino, Doctorados Honoris Causa, Tomas de posesión de Rector, Equipo Rectoral, de Decanos/as, Directores/as de Departamento e Instituto Universitario y Profesorado, y entrega de insignias y distinciones.
  • Tramitación y archivo de los nombramientos y ceses de órganos colegiados y unipersonales.
  • Archivo y publicación de Convenios.
  • Remisión de documentación al Consejo Social.
  • Reserva de trajes académicos para los actos.
  • Publicación en la web de la normativa en elaboración, para recabar observaciones y sugerencias de la comunidad universitaria.
  • Velar por la legalidad y corrección de los procesos electorales.
  • Informar a la comunidad universitaria de los acuerdos tomados por sus órganos de gobierno.
 

 

Compromisos de calidad

  • Cumplimiento de los plazos de tramitación en los procedimientos administrativos y electorales.
  • Atender y contestar las quejas y sugerencias en el plazo de una semana.
  • Certificar los acuerdos de los órganos de gobierno en el plazo de dos días laborables.
  • Tramitación y remisión de convenios al Consejo Social en los 2 días laborables siguientes a su recepción.
  • Nombramientos en el plazo de 2 días laborables.
  • Respuesta a las consultas realizadas por teléfono y correo electrónico en un plazo de 1 día laborable.
  • Revisión de toda la información publicada en la página web de la Universidad de Oviedo con objeto de detectar posibles errores o incidencias.
  • Mantenimiento y mejora de las bases de datos de acuerdos, nombramientos, convenios, normas, etc.
  • Mejora de las comunicaciones a los miembros de la Comunidad universitaria, a través del correo electrónico, del DUO y de la página web.
  • Revisión de la documentación tramitada antes de su envío a los órganos de gobierno.

Indicadores de calidad

  • Número de llamadas atendidas o re-direccionadas a otros servicios.
  • Número de correos electrónicos atendidos y resueltos o re-direccionados a otros servicios.
  • Nivel de satisfacción de las personas usuarias.
  • Número de actos protocolarios ejecutados anualmente.
  • Porcentaje de procedimientos administrativos y electorales tramitados en el plazo establecido.
  • Porcentaje de quejas y sugerencias atendidas en el plazo de una semana.
  • Porcentaje de acuerdos de los órganos de gobierno certificados en el plazo de dos días laborables.
  • Porcentaje de convenios tramitados y remitidos al Consejo Social en los 2 días laborables siguientes a su recepción.
  • Porcentaje de nombramientos tramitados en el plazo de 2 días laborables.
  • Porcentaje de respuesta a las consultas realizadas por teléfono y correo electrónico tramitadas en el plazo de 1 día laborable.
  • Número de mejoras realizadas en las bases de datos existentes de acuerdos, nombramientos, convenios, normas, etc.
  • Porcentaje de documentación revisada antes de su envío a los Órganos de Gobierno.

Normativa reguladora

  • Estatutos de la Universidad de Oviedo, aprobados por Decreto 12/2010 de 3 de febrero, del Principado de Asturias, (BOPA de 11 de febrero de 2010).
  • Resolución de 2 de junio de 2016, de la Universidad de Oviedo, por la que se aprueban las funciones y la estructura general de gobierno del Rectorado de la Universidad, se delega el ejercicio de funciones propias y se establece el régimen de suplencias, 
  • Reglamento de las elecciones al Claustro, aprobado por Acuerdo de Consejo de Gobierno de la Universidad de Oviedo el 30 de abril de 2010, (BOPA de 1 de junio de 2010).
  • Reglamento del Claustro de la Universidad de Oviedo, aprobado por el Claustro Universitario el día 30 de Noviembre de 1989.
  • Reglamento de régimen interno del Consejo de Gobierno, aprobado por Acuerdo del Consejo de Gobierno de la Universidad de Oviedo el 9 de mayo de 2005, (BOPA de 22 de junio de 2005).
  • Reglamento de elección de miembros del Consejo de Gobierno, aprobado por Acuerdo de Consejo de Gobierno de la Universidad de Oviedo el 22 de diciembre de 2010, (BOPA 17 de enero de 2011).
  • Acuerdo sobre la creación de la Medalla de Honor de la Universidad de Oviedo y de las insignias de oro y de plata de la Universidad de Oviedo, aprobado por la Junta de Gobierno el 23 de mayo de 2002.
  • Reglamento sobre concesión de doctorados honoris causa, aprobado por Acuerdo de Consejo de Gobierno de la Universidad de Oviedo el 3 de mayo de 2007, (BOPA de 22 de mayo de 2007).
  • Reglamento de la elección del rector, aprobado por Acuerdo de Consejo de
  • Gobierno de la Universidad de Oviedo el 25 de noviembre de 2010, (BOPA de 22 de diciembre de 2010).
  • Acuerdo de 18 de noviembre de 2015, del Consejo de Gobierno de la Universidad de Oviedo, por el que se modifica el Reglamento de Premios Fin de Grado, de 6 de mayo de 2013 (BOPA 26 de noviembre de 2015).
  • Reglamento Premios Fin de Grado (Aprobado por Acuerdo de 6 de mayo de 2013, del Consejo de Gobierno de la Universidad de Oviedo. BOPA 14 de mayo de 2013).

Sistemas que aseguren la calidad

Sustitución progresiva de la documentación y de los envíos de convocatorias, acuerdos, invitaciones a actos, etc., en papel por soportes digitales.

Formas de participación de los grupos de interés

Sus servicios se extienden a la comunidad universitaria y a agentes externos, como otras Universidades, empresas, y a la sociedad en general. Principalmente a través de la publicación de los acuerdos tomados por los órganos de gobierno, la gestión de las elecciones de los miembros de sus órganos y la organización de actos académicos y la imposición de insignias y distinciones y entregas de premios.

La forma de participación de estos grupos de interés con la Oficina de Apoyo Institucional y Protocolo Académico se realiza principalmente por los siguientes medios:

  • Mediante escritos, normalmente presentados en los Registros de la Universidad.
  • Por correo electrónico.
  • Por teléfono.
  • A través de la página web y de las aplicaciones de uso para determinados procedimientos.
 

Datos de contacto

Dirección
C/ Principado 3 - 3ª Planta 33007 Oviedo
Teléfono
985 10 29 04
985 10 29 05
985 10 40 64
Fax
985 10 40 35
Correo
apoyoinstitucional@uniovi.es
Web
http://secretaria.uniovi.es
Horario
de lunes a viernes de 9 h a 14 h
Cómo llegar
Líneas Urbanas: A - B - C - D - E - G - H - J - L
Tren: Estación RENFE – FEVE

Quejas y sugerencias

Necesarias para mejorar el servicio. Pueden hacerse llegar:

  • Por correo electrónico: apoyoinstitucional@uniovi.es
  • Por escrito dirigido al responsable de la Oficina.
  • Por teléfono.