Organización Administrativa y Asuntos Generales

Edificio Principado

Misión

En síntesis, corresponden al Servicio de Organización Administrativa y Asuntos Generales:

  • El seguimiento y asesoramiento de las Comisiones de Reclamaciones y de la Comisión de Disciplina.
  • Coordinar y controlar las actuaciones que se dirigen al Portal de Transparencia.
  • La tramitación y expedición de títulos universitarios.
  • La gestión y funcionamiento del Archivo y de los Registros General y Auxiliares.
  • La gestión de la Sede Electrónica.
  • La gestión del correo interno.
  • Coordinación y control de las actuaciones dirigidas a la protección de datos personales.
  • Tramitación y gestión de recursos, reclamaciones en vía administrativa y procedimientos disciplinarios, así como el estudio y elaboración de propuestas de resolución.
  • Gestión de la publicación de información en el Portal de Transparencia y de las respuestas a las consultas formuladas en este medio.

CORREO INTERNO

Encargado de la distribución de correo entre los distintos campus universitarios, haciendo posible la comunicación documental, en soporte papel, entre órganos, servicios, unidades y centros de gestión.

Valores

El personal del Servicio es responsable en el desarrollo de sus funciones, y vela por el respeto al usuario, la profesionalidad, la innovación y la transparencia en la gestión.

Datos de verificación

  • Elaborado: Servicio de Organización Administrativa y Asuntos Generales
  • Revisado: Directora del Área de Calidad y Responsable de la Unidad Técnica de Calidad
  • Aprobado: Secretaría General

Fecha de aprobación

21/06/2017

Versión

05

Documentos relacionados:

Servicios prestados

  • Apoyar, asesorar y asistir a la Secretaría General en el desarrollo de sus funciones.
  • Tramitar la información y gestionar las comunicaciones presentadas por el Portal de Transparencia.
  • Elevar a la Secretaría General las propuestas que se consideren necesarias para garantizar el normal funcionamiento de su actividad administrativa, en lo que se refiere a la dotación de medios personales y materiales.
  • Coordinar y controlar las actuaciones dirigidas a la protección de los datos personales, en aplicación de la legislación vigente en la materia.
  • Garantizar la aplicación de la normativa vigente, y el desarrollo de la actividad normal de la Secretaría General.
  • Tramitar y expedir los títulos oficiales y propios y certificaciones supletorias provisionales y de suplementos europeos al título.
  • Gestionar y mantener los archivos y registros.
  • Asistir a los órganos colegiados que se determine.
  • Dar conformidad previa para el disfrute de permisos y licencias al personal del Servicio, garantizando la cobertura de su actividad.
  • Atender los requerimientos de la Gerencia para la coordinación general de los Servicios y el seguimiento de los objetivos.
  • Controlar, a requerimiento de la Gerencia, la asistencia al trabajo y el cumplimiento del horario por el personal del Servicio.
  • Colaborar con los Servicios Administrativos de la Universidad en las áreas de interés común.
  • Actuar como oficina presupuestaria de la Secretaría General.
  • Tramitar y gestionar los recursos, reclamaciones en vía administrativa, excepto los relativos a los alumnos, y procedimientos disciplinarios.
  • Seguimiento de las Comisiones de Reclamaciones y de Disciplina.
  • Expedición de certificaciones y de copias selladas o compulsadas de documentos originales.

SECCIÓN DE TÍTULOS

El aprovechamiento de los estudios universitarios realizados en la Universidad de Oviedo se acredita mediante títulos que se tramitan y expiden en la Sección de Títulos.

  • Tramitación y expedición de los títulos oficiales con validez en todo el territorio nacional.
  • Tramitación y expedición del Suplemento Europeo al Título.
  • Tramitación, expedición y entrega a los interesados de las Certificaciones Supletorias provisionales.
  • Tramitación y expedición de los títulos propios de la Universidad de Oviedo.

REGISTRO UNIVERSITARIO

  • Recibir y registrar de entrada solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier órgano de la Universidad de Oviedo.
  • Recibir y registrar de salida los documentos de los órganos y servicios de la Universidad que se envíen a otras Administraciones o a particulares.
  • Remitir las solicitudes, escritos y comunicaciones a los Órganos y Servicios Universitarios.
  • Funciones de información universitaria y administrativa, de acuerdo con las instrucciones que al efecto imparta la Secretaría General.
  • Expedir copias selladas de los documentos originales que los ciudadanos aporten junto con una solicitud, o facilitar recibo de presentación.
  • Cotejar y expedir copias compulsadas de los documentos originales aportados por los ciudadanos.
  • Recoger y distribuir el correo remitido a los distintos Órganos y Servicios de la Universidad de Oviedo.
  • Recoger y el enviar el correo generado por los distintos Órganos y Servicios de la Universidad y dirigidos a otras Administraciones Públicas, empresas o particulares.

 CORREO INTERNO

  • Clasificación diaria de la correspondencia que se distribuirá al día siguiente.
  • Recogida diaria de correspondencia en todos los campus universitarios. En los centros de Oviedo será en días alternos.
  • Entrega diaria de correspondencia en todos los campus universitarios. En los centros de Oviedo serán en días alternos.
  • Recogida diaria de la correspondencia depositada en los apartados postales de la Universidad de Oviedo.
  • Mantenimiento de los vehículos de correo interno.
  • Buena llevanza y custodia de los vehículos de correo interno. 

ARCHIVO

  • Recepción de los documentos transferidos desde las distintas unidades administrativas de la Universidad de Oviedo. Con más de cinco años de antigüedad serán recibidos por el Archivo Intermedio.
  • Conservación, organización y descripción de los documentos.
  • Consulta en sala.
  • Gestionar el acceso y recuperación de los documentos: préstamos y devoluciones, consultas, informes, etc. a las unidades administrativas de la Universidad de Oviedo.
  • Ayuda a las personas usuarias del servicio en general.
  • Visitas guiadas al Archivo.
  • Actividades relacionadas con exposiciones y confección de catálogos.
  • Organizar, signaturizar y cumplimentar los formularios de gestión de documentos.
  • Describir mediante la elaboración de inventario y registro anual.
  • Custodiar y conservar los fondos.
  • Ejecutar las eliminaciones de series establecidas en las Tablas de Valoración Documental, o su transferencia al Archivo Histórico.
  • Impartir instrucciones a las oficinas remitentes que lo solicitan, sobre ordenación, expurgo y transferencia de los fondos.

RECURSOS Y RECLAMACIONES

  •  Tramitar y gestionar los recursos, reclamaciones en vía administrativa, excepto los relativos al estudiantado de Grado (cuya tramitación dependerá del Servicio de Estudiantes), y los procedimientos disciplinarios.

 

Compromisos de calidad

SECCIÓN DE TÍTULOS

  • Remitir al Ministerio los Títulos oficiales con validez en todo el territorio nacional solicitados por los Centros, en un plazo de 15 días hábiles.
  • Remitir a los Centros los Títulos, una vez recibidos de la imprenta, en un plazo de 10 días hábiles.
  • Remitir a la imprenta los Títulos Propios en un plazo de 15 días hábiles.
  • Remitir a la Unidad de Títulos Propios los Títulos recibidos de la imprenta en un plazo de 10 días hábiles.
  • Remitir a los Centros el Suplemento Europeo al Título en un plazo de 5 días hábiles desde su envío por la imprenta.

REGISTRO UNIVERSITARIO

  • Registrar y distribuir las entradas y salidas de documentos, dentro de las veinticuatro horas siguientes a su recepción.
  • Realizar la compulsa de documentos en el momento de presentación y a continuación devolver los originales a las personas interesadas. De no ser posible en ese momento, dentro de las veinticuatro horas siguientes.
  • Facilitar recibo de presentación o copia sellada del documento en el mismo momento de la presentación.
  • Informar a las personas usuarias de servicio en el acto y de forma personalizada, telefónica o a través de los medios informáticos disponibles, sobre los asuntos que susciten su interés, facilitando asimismo los impresos referidos a los correspondientes procedimientos.
  • Dar a conocer las incidencias o quejas recibidas al Servicio del que depende la Sección del Registro.
  • Establecer acciones para conocer el nivel de satisfacción de los usuarios.
  • Garantizar la apertura al público del Registro General todos los días hábiles.

ARCHIVO

  • Ofrecer horario de apertura de 9 a 14 horas.
  • Atender las solicitudes de información y/o consulta realizadas de manera presencial en un plazo de 30 min.
  • Atender las solicitudes realizadas de cualquier modo distinto al presencial en un plazo de 4 días.
  • Responder a las solicitudes de asesoría técnica, presenciales o remotas, en un plazo de una semana.
  • Entregar o enviar por correo ordinario o electrónico las reproducciones de documentos solicitadas, en un plazo de 15 días.
  • Organizar anualmente visitas guiadas al Archivo.
  • Participar en las actividades de difusión planificadas por la Universidad en las que se requiera su colaboración.

RECURSOS Y RECLAMACIONES

  • Tramitar los recursos de reposición en el plazo máximo de un mes, excluyendo los no imputables al Servicio.
  • Tramitar los recursos de alzada en el plazo máximo de tres meses, excluyendo los no imputables al Servicio.
  • Tramitar las reclamaciones de concursos de profesorado en el plazo máximo de tres meses, excluyendo los no imputables al Servicio.
  • Tramitar las solicitudes de transparencia en el plazo de un mes.
  • Tramitar los procedimientos disciplinarios en el plazo máximo de 6 meses.

Indicadores de calidad

SECCIÓN DE TÍTULOS

  • Tiempo medio para la Remisión al Ministerio de los Títulos Oficiales.
  • Tiempo medio para la Remisión a los Centros de los Títulos Oficiales.
  • Tiempo medio para la tramitación de los Títulos propios.
  • Tiempo medio para la tramitación del Suplemento Europeo al Título.
 

REGISTRO UNIVERSITARIO

  • Porcentaje de entradas y salidas de documentos registradas en plazo sobre el total.
  • Porcentaje de compulsas de documentos realizadas en el momento de presentación.
  • Número de recibos de presentación o copias selladas facilitadas en el momento.
  • Número de usuarios informados en el acto y de forma personalizada.
  • Porcentaje de incidencias comunicadas al Servicio del que dependan.
  • Nivel de satisfacción de las personas usuarias.

ARCHIVO

  • Porcentaje de solicitudes de información y/o consulta realizadas de manera presencial atendidas en plazo.
  • Porcentaje de solicitudes realizadas de cualquier modo distinto al presencial atendidas en plazo.
  • Porcentaje de solicitudes de asesoría técnica, presenciales o  remotas resueltas en plazo.
  • Entregar o enviar por correo ordinario o electrónico las reproducciones de documentos solicitadas en plazo.
  • Número de préstamos realizados.

RECURSOS Y RECLAMACIONES

  • Porcentaje de solicitudes de transparencia tramitadas en plazo, excluyendo las no imputables al servicio.
  • Porcentaje de recursos de reposición tramitados en plazo, excluyendo los no imputables al servicio.
  • Porcentaje de recursos de alzada tramitados en plazo, excluyendo los no imputables al servicio.
  • Porcentaje de reclamaciones de concursos de profesorado tramitadas en plazo, excluyendo las no imputables al servicio.
  • Porcentaje de procedimientos disciplinarios emitidos en el plazo máximo de seis meses.

Normativa reguladora

 SECCIÓN DE TÍTULOS

  • Orden ECI/2514/2007, de 13 de agosto, sobre expedición de Títulos universitarios oficiales de Máster y Doctor.
  • R.D. 1044/2003, de 1 de agosto, sobre el procedimiento para la expedición por las Universidades del Suplemento Europeo al Título.
  • R.D. 99/2011, de 28 de enero, por el que se regulan las enseñanzas oficiales de Doctorado.
  • R.D. 861/2010, de 2 de julio, por el que se modifica el R.D. 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales.
  • R.D. 1002/2010, de 5 de agosto, sobre expedición de Títulos universitarios oficiales.
  • Acuerdo de 29 de noviembre de 2007, del Consejo de Gobierno de la Universidad de Oviedo, por el que se aprueba el Reglamento de estudios conducentes a Títulos Propios y otros Cursos de Postgrado.
  • Real Decreto 534/2013, de 12 de julio, por el que se modifican los Reales Decretos 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales; 99/2011, de 28 de enero, por el que se regulan las enseñanzas oficiales de doctorado; y 1892/2008, de 14 de noviembre, por el que se regulan las condiciones para el acceso a las enseñanzas universitarias oficiales de grado y los procedimientos de admisión a las universidades públicas españolas.
  • Orden ECD/760/2013, de 26 de abril, por la que se establecen los requisitos de expedición del Título del Programa Erasmus Mundus.
  • R.D. 22/2015, de 23 de enero, por el que se establecen los requisitos de expedición del Suplemento Europeo a los títulos regulados pro el Real Decreto 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se modifica el Real Decreto 1027/2011, de 15 de julio, por el que se establece el marco Español de Cualificaciones para la Educación Superior.
  • R.D. 195/2016, de 13 de mayo, por el que se establecen los requisitos para la expedición del Suplemento Europeo al Título Universitario de Doctor.

REGISTRO UNIVERSITARIO

  • Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
  • Reglamento de Organización y Funcionamiento del Registro de la Universidad de Oviedo, aprobado por Acuerdo de la Junta de Gobierno, de fecha 27 de junio de 2002.
  • Instrucción del Secretario General, de fecha 3 de septiembre de 2002, por la que se clarifican algunos preceptos del Reglamento de Organización y Funcionamiento del Registro de la Universidad de Oviedo.
  • Resolución del Rector de la Universidad de Oviedo, de fecha 4 de febrero de 2004, por la que se determinan los Registros Auxiliares del Registro General de la Universidad de Oviedo.
  • Resolución del Rector de la Universidad de Oviedo, de fecha 15 de octubre de 2010, por la que se establece Registro Auxiliar en Avilés.
  • Resolución del Rector de la Universidad de Oviedo, de fecha 10 de marzo de 2011, por la que se establece Registro Auxiliar en el Campus del Milán.
  • Circular del Secretario General, de fecha 4 de noviembre de 2004, relativa a compulsas que se realizan en esta Universidad.
  • Circular del Secretario General, de fecha 30 de marzo de 2006, sobre remisión de órdenes de comisión de servicios.
  • Reglamento sobre presentación y recepción de escritos en bable-asturiano en el Registro de la Universidad de Oviedo, aprobado por el Consejo de Gobierno de 28 de mayo de 2009 y publicado en el BOPA de 27 de junio de 2009 y Resolución 29/2011, de 7 de febrero de 2011, del Rector de la Universidad de Oviedo, relativa a la ejecución de la sentencia de 30 de noviembre de 2010, de la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Asturias.
  • Acuerdo de 10 de abril de 2008, del Consejo de Gobierno de la Universidad de Oviedo, publicado en el BOPA de 17 de junio de 2008,  por el que se aprueba el Reglamento sobre acceso a los Servicios electrónicos en la Universidad de Oviedo. 
  • Circular 4/2011, de 17 de octubre de 2011, sobre compulsas de copias notariales en la Universidad de Oviedo, complementaria y aclaratoria de la de 4 de noviembre 2004. Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. 

ARCHIVO

  • Reglamento del Archivo de la Universidad de Oviedo, aprobado por Consejo de Gobierno de la Universidad de Oviedo, el 1 de febrero de 2007.
  • Instrucción 2/2007 de la Secretaría General, de 6 de junio de 2007, sobre los Archivos de Oficina.
  • Instrucción 3/2007 de la Secretaría General, de 6 de junio de 2007, sobre Expurgo.
  • Instrucción 4/2007 de la Secretaría General, de 6 de junio de 2007, sobre Procedimiento de Transferencia de Documentación al Archivo de la Universidad de Oviedo.
  • Instrucción 5/2007 de la Secretaría General, de 6 de junio de 2007, sobre Préstamo y Consulta de la Documentación Depositada en el Archivo de la Universidad de Oviedo.

Datos de contacto

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    • Registros Auxiliares
      De lunes a viernes en horario de 9 a 14 horas
      • (*) En los meses de junio, julio y agosto, conforme al calendario, el horario de apertura de las oficinas de registro es de 9 a 13 horas y en la semana de la principal fiesta de la localidad en la que se encuentra cada registro es de 9.45 a 13.15 horas

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    Registro Auxiliar del Campus de Gijón

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    Campus de Viesques, Sección de Asuntos Generales, Aulario Sur, Planta Baja, 33204, Gijón
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    985 18 23 09 / 23 52 / 21 78

    Registro Auxiliar del Campus de Mieres

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    Escuela Politécnica de Mieres, C/ Gonzalo Gutiérrez Quirós, s/n, 33600, Mieres
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    985 45 58 07 / 81 75

    Registro Auxiliar de Avilés

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    Edificio de Servicios Universitarios de Avilés, C/ La Ferrería 7-9, 33402, Avilés
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    985 54 87 20 / 87 08

    Registro Auxiliar del Campus de "El Milán"

    Dirección
    Edificio de Administración del Campus del Milán, C/ Teniente Alfonso Martínez, s/n, 33011, Oviedo
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    985 10 46 88

    Registro Telemático

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    Archivo Histórico

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    • Campus de El Milán, Edificio Departamental C/ Teniente Alfonso Martínez, s/n 33011 Oviedo
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    Archivo Intermedio

    Dirección
    Escuela Politécnica de Mieres C/ Gonzalo Gutiérrez Quirós, s/n, 33600 Mieres
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    ssantamaria@uniovi.es

    Recursos y reclamaciones

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Quejas y sugerencias

Se pueden presentar quejas o sugerencias a través del Registro General o Registros Auxiliares de la Universidad, incluido el Tablón y Sede electrónicos.

Existe la posibilidad de hacer consultas telefónicas o por correo electrónico a la dirección:

secretariageneral@uniovi.es